Intranet: Interní web pro firmu (má smysl i pro malé?)

"Máme procesy v hlavách, dokumenty ve složkách a informace na třech různých místech. Když někdo onemocní, jsme ztracení."

Tahle věta od majitele firmy s 15 zaměstnanci mě přiměla napsat tento článek. Protože řešení existuje - jmenuje se intranet - ale většina malých firem si myslí, že je to jen pro korporáty.

Není. A v roce 2026 už ani nemusí stát majlant.

Za 14 let v digitálním marketingu jsem viděla, jak správně nastavený interní systém dokáže proměnit chaos v organizaci. Pojďme se podívat, co intranet vlastně je, kdy dává smysl a jaké máte možnosti.

Co je intranet

Intranet je privátní síť nebo webová aplikace přístupná pouze zaměstnancům firmy. Je to v podstatě "interní web" - místo, kde najdete firemní dokumenty, procesy, novinky a nástroje pro spolupráci.

Na rozdíl od veřejného webu, který vidí kdokoliv na internetu, intranet vyžaduje přihlášení. Přístup mají jen oprávnění lidé - zaměstnanci, případně externí spolupracovníci s pozvánkou.

Intranet vs. internet vs. extranet

Tyto tři pojmy se často pletou. Zde je jednoduché vysvětlení:

Internet je jako náměstí - veřejné, otevřené všem.

Intranet je jako kancelář - vstup jen pro zaměstnance.

Extranet je jako zasedací místnost s hosty - zaměstnanci plus pozvaní externí lidé.

V praxi: váš firemní web je na internetu (veřejný). Interní wiki s procesy je intranet (jen zaměstnanci). Portál pro klienty, kde vidí stav zakázek, je extranet (klienti + zaměstnanci).

K čemu intranet slouží

Moderní intranet typicky plní několik funkcí:

Centrální bod informací - místo kam jít pro firemní novinky, oznámení, důležité dokumenty. Žádné "to jsem nevěděl" nebo "kde to najdu".

Úložiště dokumentů - šablony smluv, návody, ceníky, organizační struktura. Vše na jednom místě, ne rozházené v emailech.

Interní komunikace - firemní novinky, uznání zaměstnanců, informace od vedení. Lepší než hromadné emaily, které nikdo nečte.

Samoobslužné nástroje - žádosti o dovolenou, IT helpdesk, rezervace zasedaček. Procesy bez papírování.

Znalostní báze - odpovědi na časté otázky, návody "jak na to", best practices. Know-how firmy na jednom místě.

Výhody intranetu pro firmy

Proč firmy do intranetu investují? Konkrétní přínosy se liší podle velikosti a oboru, ale některé jsou univerzální.

Komunikace

Email je přetížený kanál. Důležité zprávy se ztrácejí mezi newslettery, spamem a CC odpověďmi. Intranet vytváří dedikovaný prostor pro interní komunikaci.

Praktický přínos:

• Novinky na jednom místě (ne roztříštěné v emailech)
• Historie - nový zaměstnanec si přečte, co se dělo před jeho nástupem
• Cílená komunikace - zprávy jen pro relevantní oddělení
• Méně "reply all" katastrof

Firmy s funkčním intranetem reportují o 20-30 % méně interních emailů. To je čas, který zaměstnanci mohou věnovat práci.

Sdílení dokumentů

"Kde je ta poslední verze smlouvy?" "Kdo má aktuální ceník?" "Existuje šablona pro tenhle typ nabídky?"

Bez centrálního úložiště jsou dokumenty rozházené v emailech, na discích, v hlavách lidí. Intranet dává dokumentům domov.

Co typicky obsahuje:

• Šablony (smlouvy, nabídky, prezentace)
• Firemní politiky a směrnice
• Návody a postupy
• Kontakty a organizační struktura
• Formuláře (žádost o dovolenou, IT požadavek)

Důležité: Dokumenty musí být aktuální a snadno dohledatelné. Zastaralý nebo chaotický intranet je horší než žádný - lidi ho přestanou používat.

Onboarding zaměstnanců

První týdny v nové práci jsou kritické. Nový člověk potřebuje absorbovat obrovské množství informací - a většina firem to řeší ad-hoc.

Intranet může obsahovat strukturovaný onboardingový program:

• Den 1: Základní informace, přihlašovací údaje, představení týmu
• Týden 1: Firemní procesy, nástroje, základní školení
• Měsíc 1: Hlubší know-how, důležité kontakty, FAQ

Výsledek: Nový zaměstnanec je produktivní rychleji. Méně času zkušených kolegů strávených opakovaným vysvětlováním. Konzistentní zkušenost pro všechny nováčky.

Firma s 50+ zaměstnanci, která přijímá 10 lidí ročně, ušetří desítky hodin práce HR a mentorů.

Intranetová řešení

Trh nabízí řešení od bezplatných až po enterprise systémy za miliony. Zde jsou nejčastější možnosti.

SharePoint

Microsoft SharePoint je asi nejznámější intranetová platforma. Součást Microsoft 365 ekosystému, kterou používají miliony firem po celém světě.

Výhody:

• Hluboká integrace s Outlookem, Teams, Office aplikacemi
• Robustní správa dokumentů a verzování
• Pokročilé možnosti oprávnění
• Škálovatelnost od malé firmy po korporát

Nevýhody:

• Křivka učení - není intuitivní na první pohled
• Může být "přeplácaný" pro malé firmy
• Plný potenciál vyžaduje konfiguraci

Cena: Součást Microsoft 365 Business (od cca 300 Kč/uživatel/měsíc). Pokud už M365 máte, SharePoint je "v ceně".

Pro koho: Firmy už používající Microsoft ekosystém. Střední a větší firmy s potřebou robustní správy dokumentů.

Google Workspace

Google Sites a Google Drive v kombinaci tvoří jednoduchý intranet pro firmy používající Google Workspace.

Výhody:

• Jednoduchost - Google Sites zvládne kdokoliv
• Perfektní integrace s Gmail, Drive, Calendar
• Realtime spolupráce na dokumentech
• Cenově dostupné

Nevýhody:

• Méně pokročilé funkce než SharePoint
• Google Sites vypadá jednoduše (někdy až příliš)
• Méně možností customizace

Cena: Součást Google Workspace (od cca 150 Kč/uživatel/měsíc).

Pro koho: Malé firmy, startupy, firmy preferující Google ekosystém. Kdo chce začít rychle a jednoduše.

Notion, Confluence

Tyto nástroje stojí na pomezí mezi wiki, projektovým řízením a intranetem. Staly se populární alternativou k tradičním řešením.

Notion:

• Flexibilní "stavebnice" - databáze, dokumenty, wiki v jednom
• Krásný design, příjemné UX
• Bezplatná verze pro malé týmy
• Placené plány od 8 USD/uživatel/měsíc

Confluence (Atlassian):

• Tradiční wiki/knowledge base
• Perfektní integrace s Jira (pro vývojové týmy)
• Strukturovanější než Notion
• Od 6 USD/uživatel/měsíc

Pro koho: Notion pro kreativní týmy a startupy. Confluence pro technické týmy a firmy používající Jira.

Vlastní řešení

Některé firmy si nechají vyvinout intranet na míru. To dává smysl jen ve specifických případech.

Kdy zvážit vlastní řešení:

• Velmi specifické požadavky, které hotová řešení nepokryjí
• Potřeba integrace s interními systémy
• Bezpečnostní požadavky (vlastní servery)
• Velká firma s IT kapacitami

Realita: Pro 95 % malých a středních firem je vlastní vývoj zbytečně drahý. Hotová SaaS řešení pokryjí většinu potřeb za zlomek ceny.

Vývoj vlastního intranetu stojí stovky tisíc až miliony korun. Údržba další statisíce ročně. Hotové řešení stojí tisíce měsíčně a funguje hned.

Potřebuje malá firma intranet?

Upřímná odpověď: záleží na situaci.

Firma s 5 lidmi v jedné kanceláři pravděpodobně nepotřebuje formální intranet. Komunikujete osobně, dokumenty máte v sdílené složce, procesy zvládnete v hlavě.

Firma s 15+ lidmi nebo vzdálenými pracovníky začíná narážet na limity neformální komunikace. Informace se ztrácejí, noví lidé se těžko zorientují, dokumenty jsou roztříštěné.

Firma s 30+ lidmi bez nějaké formy intranetu pravděpodobně ztrácí čas a peníze. Opakované dotazy, hledání dokumentů, nejasné procesy - to vše stojí produktivitu.

Kdy intranet dává smysl i pro malou firmu:

• Máte vzdálené pracovníky nebo multi-location SEO
• Pravidelně přijímáte nové lidi
• Máte procesy, které se opakují a měly by být zdokumentované
• Trávíte čas hledáním dokumentů a informací
• Důležité informace se ztrácejí v emailech

Kdy s intranetem počkat:

• Tým do 10 lidí, všichni na jednom místě
• Stabilní tým bez častých změn
• Jednoduché procesy zvládnutelné "na papíře"
• Omezený rozpočet na nové nástroje

Důležité: Intranet sám o sobě nic nevyřeší. Musíte ho naplnit obsahem, udržovat aktuální a přimět lidi ho používat. Prázdný nebo zastaralý intranet je ztráta času a peněz.

Alternativy k intranetu pro malé firmy

Pokud plnohodnotný intranet zatím nedává smysl, existují jednodušší alternativy:

Slack nebo Microsoft Teams - pro komunikaci a základní sdílení. Kanály podle témat, rychlé zprávy, sdílení souborů. Pro malý tým může stačit.

Google Drive nebo OneDrive - pro dokumenty. Sdílené složky, verzování, přístup odkudkoli. Základní "intranet" bez webu.

Notion nebo Coda - flexibilní nástroje kombinující dokumenty, databáze a wiki. Může sloužit jako mini-intranet.

Trello nebo Asana - projektové nástroje, kde můžete mít i dokumentaci a procesy.

CMS s omezeným přístupem - WordPress s membership pluginem může fungovat jako jednoduchý intranet.

Praktický přístup pro malou firmu:

1. Začněte s tím, co už používáte (Google Drive, Teams)
2. Vytvořte základní strukturu složek a dokumentů
3. Když narazíte na limity, přejděte na specializovaný nástroj

Nemusíte mít "enterprise intranet" od prvního dne. Důležité je mít nějaký systém pro organizaci informací - a ten může růst s firmou.

Souvislost se SEO

Na první pohled se může zdát, že intranet a SEO nemají nic společného - vždyť intranet je privátní a vyhledávače na něj nemají přístup. Ve skutečnosti ale existuje několik důležitých souvislostí. Správně nastavený intranet pomáhá firmě lépe organizovat znalosti a procesy, což se pozitivně projevuje i na kvalitě veřejného webu. Když má marketingový tým přístup ke strukturované dokumentaci (brand guidelines, tone of voice, SEO checklist), vytváří konzistentnější a kvalitnější obsah.

Z technického hlediska je klíčové zajistit, aby intranet nebyl omylem přístupný vyhledávačům. Stránky s interními informacemi musí být chráněné autentizacem a zablokované v robots.txt. Pokud by vyhledávač zaindexoval interní dokumenty, mohlo by to vést k úniku citlivých informací nebo problémům s duplicitním obsahem. Vždy zkontrolujte v Google Search Console, zda Google neindexuje stránky, které by měly zůstat privátní.

Intranet může také sloužit jako interní znalostní báze pro SEO tým. Dokumentace keyword strategií, obsahových plánů, reportů a best practices na jednom místě zvyšuje efektivitu práce a zajišťuje kontinuitu při změnách v týmu. Zkušenosti z praxe ukazují, že firmy s dobře organizovaným intranetem mají konzistentnější SEO výsledky, protože procesy jsou zdokumentované a reprodukovatelné bez ohledu na to, kdo v týmu zrovna pracuje.

Často kladené otázky

Kolik stojí firemní intranet?

Záleží na řešení. Pokud už platíte Microsoft 365 nebo Google Workspace, základní intranetové funkce jsou v ceně. Specializované nástroje jako Notion stojí od 200 Kč/uživatel/měsíc. Vlastní vývoj od stovek tisíc korun nahoru. Pro firmu s 20 lidmi počítejte s náklady 2 000-10 000 Kč měsíčně za kvalitní SaaS řešení.

Jak dlouho trvá zprovoznění intranetu?

U SaaS řešení můžete mít základní strukturu za dny. Naplnění obsahem (dokumenty, procesy, návody) trvá týdny až měsíce - záleží na rozsahu. Vlastní vývoj trvá měsíce. Největší práce je ve vytvoření a udržování obsahu, ne v technickém nastavení.

Potřebuji IT specialistu na správu intranetu?

U moderních SaaS řešení ne. Notion, SharePoint Online nebo Google Sites zvládne spravovat běžný uživatel bez IT znalostí. Potřebujete spíše někoho, kdo bude obsah udržovat aktuální - to je větší výzva než technická správa.

Jaký je rozdíl mezi intranetem a firemní wiki?

Wiki je forma intranetu zaměřená na dokumentaci a znalostní bázi. Intranet je širší pojem - může zahrnovat wiki, ale také novinky, nástroje pro spolupráci, samoobslužné formuláře a další funkce. V praxi se pojmy často zaměňují.

Můžu použít intranet i pro komunikaci s klienty?

To už je spíše extranet nebo klientský portál. Některé intranetové nástroje tuto funkci podporují (nastavíte různá oprávnění pro zaměstnance a externí uživatele). Ale pro klientskou komunikaci existují specializované nástroje - CRM s klientským portálem, projektové systémy s klientským přístupem atd.

Shrnutí

Intranet je interní web firmy - místo pro dokumenty, komunikaci a procesy přístupné pouze zaměstnancům. Není to luxus pro korporáty, ale praktický nástroj, který může pomoct i menší firmě.

Hlavní body:

• Intranet centralizuje informace a zlepšuje interní komunikaci
• Moderní SaaS řešení jsou dostupná i pro malé firmy
• Pro firmu do 10 lidí často stačí jednodušší alternativy (Drive, Teams)
• Největší práce je v obsahu, ne v technologii
• Prázdný nebo zastaralý intranet je horší než žádný

Pokud trávíte čas hledáním dokumentů, opakovaným vysvětlováním procesů nebo řešením komunikačních šumů - možná je čas zamyslet se nad nějakou formou interního systému.

Potřebujete pomoct s digitalizací firemních procesů?

Pomohu vám zhodnotit, jaké nástroje dávají pro vaši firmu smysl - od webu přes CRM až po interní systémy.

Objednejte si konzultaci zdarma

Související články

• SaaS: Proč platíte za software měsíčně - pochopte model, na kterém běží většina moderních nástrojů
• CMS: Jak spravovat web bez programátora - když potřebujete systém pro správu obsahu